學會這5步，你也能成為信息管理高手
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增長的復雜性是每一家公司都需要面對的問題。與競爭對手、消費者、供 應商的關系變得越來越緊密、越來越復雜。在公司內部，很多公司都有復雜的流程、繁多的部門、矩陣式架構、多樣化的員工結構等。但為什么在應對復雜性方面，一些公司比另一些表現出色，從而能夠在競爭中勝出呢？
公司應對復雜性的表現如何是由以下要素決定的：如何有效地管理并使用來自產品、消費者、運營、管理方面的信息。我們的研究發現，表現優異的公司都具體了成熟的信息管理能力。實現有效的信息管理，公司需要在全公司范圍內鼓勵員工主動分享他們所了解的信息，開發與企業戰略和外部市場環境息息相關的信息處 理練習，同時，還需要增加對IT部門的投資，包括對管理和創新的支持，而不僅僅是操作系統等硬件的投入。隨著時間的推移，表現優異的公司都系統地開發了這些信息能力。 一旦公司達到了成熟的信息管理水平，就能夠使用和顧客、產品、運營、業績相關的信息，從而達到其他業務能力的優選化。有了保質保量的信息數據，了解如何正確、有效率、有效果地使用，這些公司能夠成功地感覺、管理、前瞻性地應對任何內、外部可能出現的復雜環境。 那些信息管理能力不成熟的公司則發現，應對復雜性以收獲好的結果是非常困難的事。沒有正確的信息，他們不知道如何適當地應對內、外部突發情況。他們需要更多的資源和時間來完成任務，因此效率低下。公司是否有能力應對復雜性，直接取決于他們是否能有效管理并使用信息、員工知識、信息系統。 由于信息管理能力能極大地影響所有業務能力，它們在節約資源和撬動其他業務能力的價值方面也有舉足輕重的影響力。 優化信息能力效應 如今時代的數據處 理能力使人們能夠隨時隨地獲取任何信息，很多公司都開始使用信息管理替代原有的管理模式，比如跨組織、跨市場、跨地區的人員流動與紙張、產品的使用等。他們用電子化溝通取代了人們的面對面溝通，用更具有靈活性的虛擬關系網取代了僵化的組織架構。 信息能力的真正能力在于：它們能更好地管理其他業務能力。一些大力投資信息能力的公司發現，公司其他其他業務能力的生產力和業績也得到了提升，比如人力資源、流程管理、組織結構等。 信息能力優化效應是指，一家公司使用信息能力實現了提高效率、節約成本、增加價值的效果。在以下5個核心領域優化利用信息，可以有效幫助企業創造成本和價值優勢。 組織架構 在減少機構臃腫、人浮于事方面，信息能力能夠扮演重要的角色。通過梳理流程、最小化管理層級、促進溝通、提高監管效率，信息能力能夠幫助公司創建一種更靈活的組織架構。 信息能力能夠通過減少知識、信息的傳輸和分享成本，實現更有效的分權決策管理。這就使得像西班牙畢爾巴鄂比斯開銀行（BBVA）一類的大型公司能夠在保證整體控制的前提下，更好地利用當地消費者和產品的信息，以實現跨領域、跨部門的銷shou與服務。信息能力還能幫助決策者解決“信息過量”的負擔，以優化決策流程。公司不再需要一個垂直的層級結構，可以通過減少員工和反應時間實現金錢和時間的節省。 信息能力還能幫助公司強化組織架構，使其效率更高。通過分解組織間的界限，對垂直結構的需求降低了，因為公司能夠形成更虛擬的關系網和社群，以鼓勵創新并利用多種視角。 像3M和寶潔一類的公司，都鼓勵不同群體和職能部門之間分享開發心得，以此強化創新和產品開發。 戴爾，作為世界上最有效利用信息的公司之一，擁有一個扁平化的組織架構，按功能和客戶群進行劃分，每個客戶群都擁有自己的產品工程、市場推廣、銷shou和服務團隊。這就使得戴爾能夠專注于滿足不同客戶群的獨特需求。同時還使公司得以在組織內開放地分享成功和失敗案例，因為他們的職能部門可以實現跨客戶群的溝通，而不單單扮演信息倉庫的角色。 在喜得利集團（HILTI）內部，員工每天需要與全球成千上萬的客戶進行聯系，因此誠信、開放、分享是他們的公司文化的重要組成部分。公司公開地與所有員工溝通公司業績，公司同樣期待員工快速、直接地反饋任何和績效相關的問題。 流程 流程包括生產產品、處 理訂單、交付產品、客戶服務、開發新產品，還包括后勤管理流程，比如應付、應收賬款，工資支付，費用報告，人員招募等等。公司一直在尋找方法讓這些流程更有效率，進而更有效果。 信息能力可以通過梳理流程、用電子操作代替人工操作等方式削減成本。信息能力還能幫助公司協調跨部門、跨平臺的相似任務，使公司里的每個人朝著共同的目標——比如服務客戶——團結協作，以提高經濟效益。 匯豐銀行的第一直接銀行通過有效應用信息能力改善了其面向客戶的業務流程。通過銷shou和服務網上客戶，第一直接銀行教育客戶管理他們的自己的賬戶和交易，同時保持了呼叫中心支持服務的成本效益，這使其節約了數百萬美元，與此同時，還和客戶一起創造了價值。 人力 通過投資信息能力，公司還能實現人力資源的優選化。有了正確的人、技術、流程，公司可以通過更少的人取得相同的商業結果。此外，通過創建共同的“社會公約”，規范信息收集和溝通的方式，信息能力可以降低信息處 理的成本。這些都有助于實現更有效的項目管理和對多功能任務的掌控。 像西麥斯（CEMEX）這樣的全球公司都使用共同的的語言和信息以理解并控制操作，他們在公司里由所有業務經理參與，為最佳實踐創新開發了相應的流程。 有效使用人力只是方程式的要素之一。信息能力還能通過增加溝通、協作，增加接觸信息和知識的機會等方式，優化人們的工作。通過提 供持續的在線培訓工具，公司能提高員工的業績和他們對公司業務的理解，這些都有助于創建一種分享的工作文化，在這種文化氛圍中，人們共同工作，彼此學習，互相借力。 外部關系 公司與消費者、合作者、供 應商、合資企業、聯盟者的關系變得越來越重要，好的外部關系可以幫助公司集中內、外部知識和專業技能，進軍全球市場，進而創造競爭優勢。在改善公司和其外部合作者之間的溝通和協作方面，信息能力扮演了舉足輕重的角色。 通過打造緊密、透明的關系，信息能力可以降低供 應商的協作成本。比如沃爾瑪(Wal-Mart )和特易購（TESCO）之間的關系。具體地說，供 應商能夠獲得需求的實時變化信息，并根據這些信息增加或減少生產數量。這能幫助減少相關的過度生產、或供不應求的成本。在斷貨現象會嚴重損害利潤率和利潤的零shou領域，與供 應商建立緊密的關系至關重要。 特易購對整個供 應鏈的虛擬整合，幫助它自己和供 應商提高了效率。公司系統與供 應商的計劃和執行行為緊密結合，幫助他們獲取關于供 應鏈中各個環節的庫存水平的實時信息。供 應商也被期待分享如容量展望、新技術、在產品和流程方面的創新等信息。作為回報，特易購為供 應商提 供直接的消費者需求信號，并與他們分享目前和計劃中的市場轉變和資源配備策略。 在于消費者關系方面，信息能力也扮演了關鍵的角色。擁有成熟信息能力的公司能夠快速有效地收集、分析消費數據。這些公司能夠基于這些數據采取行動，為消費者提 供定制產品和服務，以此創造價值和品牌忠誠度。能夠與消費者實現個性化互動的公司普遍擁有更高的客戶滿意度和回頭率。 財務管理 能夠有效管理信息的公司能夠在多種競爭中勝出，如評估投資風險、取得最佳回報率、利用全球財富、管理資產負債表等。通過使運作更有效，公司能解凍被低效資源捆綁的流動資金，并使用其創造價值或投資新的機會。 信心能力能夠影響的財務管理的兩個方面包括現金和風險管理。公司都開始意識到現金管理的重要性。許多公司，比如惠普（Hewlett-Packard），一直密切審查付款期限、供 應商付款的時間、庫存水平、和解進程，以及應收賬款和應付賬款的管理，以努力改善其現金流。在收集現金和避免過多庫存方面越有效率，就越能產生更多的現金收入。 一個例子是寄shou庫存。在存貨mai出之前，公司不會付款給供 應商，這種方式可以增加現金流。擁有準確現金信息的公司可以專注于如何使自己的現金管理更高效，并最終提高他們的底線。 在當今紛繁復雜的商業環境中，信息能力還能夠幫助公司最大限度地減少財務風險，包括信用、市場及操作等風險。對公司來說，非常重要的是，要在組織內部確定適合的風險水平，然后在整個組織里，基于“風險VS回報”的公式來評估項目或客戶，而不是評估單一的客戶或項目風險。 企業應對復雜性方面的差異，與他們在管理信息方面的成熟度有直接關系。像摩根大通的杰米•戴蒙一樣的CEO 們很明白信息的價值，他們都專注于開發成熟的信息能力，包括人力、信息和IT 技術。他們在信息能力方面的投資幫助他們利用信息優化的效果，進而高效運作他們的業務。因此，他們能夠在困難的市場環境下，成功應對復雜性并在競爭中勝出。 該文章在 2014/7/3 8:04:41 編輯過 |
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