考慮到用戶在使用本系統時有可能出現未關閉系統而短暫離開的現象，將可能導致其他人員惡意過來該用戶電腦打開其個人備忘錄查看，從而出現泄密的問題。
為了避免該問題的出現，點晴mis系統建議用戶對于重要的個人備忘錄特別是涉及到個人私事的，用戶可以選擇在保存時增加訪問口令。增加了訪問口令的個人備忘錄，用戶訪問時必須輸入口令才能進入瀏覽和修改。系統對增加了訪問口令的個人備忘錄口令和內容均采用了高強度變形加密，即使系統管理員私自進入數據庫也無法查看到個人備忘錄的真實內容，徹底杜絕了個人備忘錄的泄密。
提醒：對于采用了訪問口令方式加密的個人備忘錄，用戶必須牢記口令，否則以后本人或系統管理員均無法再訪問該文檔，用戶只能將其繼續保留但無法查看或做刪除處理（有訪問口令要求的個人備忘錄刪除時無需輸入口令）。